Fragen und Antworten

Warum sollte ich G.DOCS einsetzen?

Ich kann doch schon Serienbriefe erstellen und damit personalisiert kommunizieren.

Zurückgefragt: Können Sie Ihre Eingangsdaten automatisch validieren lassen? Können Sie in einem Lauf unterschiedliche Dokumente erzeugen? Z. B. mit unterschiedlich vielen Seiten, abhängig vom Empfänger, mit unterschiedlichen Textbausteinen und Grafiken, die regelabhängig und automatisiert verarbeitet werden? Kann Ihr System zur Serienbrieferzeugung automatisch entsprechende Archiveinträge anlegen? Oder Einträge im CRM-System vornehmen?

Auf all diese Fragen antworten G.DOCS Nutzer mit „Ja“. G.DOCS ist eine Software, die wesentlich komplexere Aufgaben lösen kann, als einfach nur Serienbriefe erstellen. Der gesamte Prozess rund um Ihre Dokumente kann optimiert und an Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden.

Wann lohnt sich der Einsatz der G.DOCS Software für unser Unternehmen?

Auf diese Frage gibt es keine pauschale Antwort. Wenn Sie personalisierte Drucksachen, Massendokumente oder komplexe und wiederkehrende Einzeldokumente erzeugen, dann kann G.DOCS Ihnen eine Menge Arbeit abnehmen, indem der Dokumentenerzeugungsprozess automatisiert wird. Ob sich der Einsatz der Software in Ihrem konkreten Fall lohnt, analysieren wir gern kostenfrei für Sie.

Wie lange muss ich mit G.DOCS auf meine Dokumente warten?

Mein PC ist blockiert, während ein Serienbrief generiert wird – und das kann dauern.

Gar nicht. Mit G.DOCS können Sie Ihren PC uneingeschränkt nutzen. G.DOCS arbeitet serverbasiert. Das heißt, dass Ihr PC bei der Generierung eines Serienbriefes nicht involviert ist. Die komplette Rechenleistung wird vom G.DOCS Server übernommen.

Welche Vorkenntnisse brauche ich, um G.DOCS nutzen zu können?

G.DOCS ist ein Werkzeug mit dem sich Prozesse zur automatisierten Dokumentenerzeugung abbilden lassen – von einfachen bis hin zu sehr komplexen Aufgaben. Je nachdem, ob Sie G.DOCS to go oder die Komplettversion einsetzen, benötigen Sie unterschiedliche Kenntnisse.

Für G.DOCS to go benötigen Sie keine Vorkenntnisse, eine kurze Einweisung reicht aus. Zur Nutzung der Komplettversion sollten Sie fortgeschrittene Wordkenntnisse und technisches Verständnis mitbringen. Außerdem empfehlen wir Ihnen an unseren Schulungen teilzunehmen, damit Sie schneller die umfangreichen Möglichkeiten der Software nutzen können. 

Welche Unterstützung bieten Sie bei komplexen Vorgängen?

Komplexe Vorgänge, die über den Standard-Funktionsumfang hinausgehen, können wir für Sie abbilden. Mit Programmierkenntnissen in C# können Sie diese Vorgänge auch selbst umsetzen.

Wie wird das Thema Datenprüfung mit G.DOCS gelöst?

Bei der Brieferstellung gibt es oft Probleme, weil die Daten aus unterschiedlichen Quellen kommen und teilweise fehlerhaft sind. Wir müssen die Daten manuell prüfen und anpassen, oft wird dabei auch was übersehen… 

G.DOCS bietet eine automatische Eingangsdatenvalidierung. So werden Fehler regelbasiert gefunden und dann je nach Fehlerart manuell oder automatisch korrigiert. Was ein Fehler ist und wie mit einem Fehler in den Datensätzen verfahren werden soll, wird im sogenannten Profil festgelegt. Die Eingangsdatenvalidierung sorgt für höhere Datenqualität und Verarbeitungssicherheit.